CRM-система та Telegram-бот для школи іноземних мов

Фінансовий модуль повністю замінює ручний облік у таблицях. Списання коштів із балансу учня відбувається автоматично після проведеного уроку, а всі поповнення та нарахування фіксуються в єдиній історії оплат з можливістю фільтрації за датою, учнем, викладачем чи курсом. Також система формує звіти для викладачів у форматі PDF за обраний період, що дозволяє керівництву бачити реальну фінансову картину всього в кілька кліків.

Навчальний модуль відповідає за організацію всіх освітніх процесів: створення та редагування курсів, управління групами й індивідуальними заняттями, відображення розкладу в інтерактивному календарі з фільтрами за викладачами та групами. Система фіксує присутність учнів, пропуски та дозволяє гнучко редагувати чи переносити заняття відповідно до змін у графіку.

Модуль відповідає за формування нових навчальних груп та переведення учнів між рівнями. Система дозволяє фільтрувати курси за рівнем знань, віковою категорією, викладачем і потрібним періодом дат, щоб швидко визначати, які групи продовжують навчання, а які потребують набору. Менеджер може обрати учнів для нового курсу, призначити викладача й одразу сформувати розклад. Модуль показує заповненість груп у реальному часі — скільки місць підтверджено, хто ще думає і скільки місць залишилось вільними — що допомагає планувати наступний навчальний період без хаосу.

Бот супроводжує учня під час первинного контакту — відповідає на часті питання, збирає уточнюючі дані й повідомляє користувача про етап розгляду заявки. Менеджер бачить усю історію спілкування, що дозволяє продовжити діалог без втрати контексту.

Після підтвердження заявки бот пропонує доступні напрямки й формати навчання. Учень може обрати курс, залишити коментар або уточнення щодо бажаного розкладу. Вся інформація автоматично синхронізується з CRM.

Коли по заявці є оновлення — підтвердження, уточнення часу, дзвінок від менеджера — бот надсилає учню повідомлення у Telegram. Таким чином користувач не пропускає важливі оновлення, а школа не витрачає час на додзвони.

Усі дії в боті — заявки, зміни статусів, вибір курсів — автоматично зберігаються в системі. Менеджери бачать нові звернення в реальному часі й одразу можуть продовжити роботу з потенційним студентом, не перемикаючись між інструментами.

Потенційний учень звертається до школи через Telegram-бота, відповідає на кілька запитань щодо мови навчання, формату та контактних даних, після чого вся інформація автоматично передається в CRM у вигляді нової заявки. Менеджер миттєво отримує сповіщення й може одразу продовжити комунікацію з майбутнім студентом. Після оплати та запису на курс уся подальша взаємодія — розклад занять, відвідуваність і фінансові транзакції — синхронізується з CRM та зберігається в єдиній системі.