Системи управління бізнесом VS управління бізнесом у блокноті

Сучасні моделі управління компаніями не можуть обійтись без автоматизації. Це не просто тренд, а мінімізація впливу людського фактора. Якісніше виконувати завдання, організовувати надійні канали комунікації з клієнтами та налагодити зв'язок між усіма відділами фірми – у всіх завданнях допоможуть системи для управління бізнесом.

Так говорять ті представники бізнесу, які ще не наважились випробувати технологічні рішення. На щастя, їх кількість стрімко зменшується, а компанії стають більш диджиталізованими в усіх аспектах.

Управління бізнесом – це сукупність процесів і ресурсів, які націлені на розвиток і продуктивність компанії. Аби робота біла успішною, стратегія розвитку керівництва повинна тісно поєднуватись з адміністративною діяльністю та контролем кожного елемента фірми.

Чи можна це реалізувати в блокноті – так, але недовго. На початкових етапах управління малим бізнесом здається простим: продажі є, бюджет поповнюється. В такій ситуації дійсно можна обійтись блокнотом, або їх сучасними аналогами типу Google Docs і Google Sheets.

Власнику доведеться вибрати – поринути у рутину справ, тримати в голові масу процесів, чи автоматизувати і стандартизувати більшість роботи. Тільки в другому випадку можна розраховувати на зростання та приймати ефективні стратегічні рішення – це підтверджено на практиці.

Система управління бізнесом – набір програмних інструментів, які оптимізують, автоматизують та контролюють більшість процесів всередині компанії. Основні функції ПЗ:

• збір та збереження даних, пов'язаних з діяльністю фірми;
• автоматизація повсякденних процесів;
• налагодження процесів комунікації з цільовою аудиторією збуту;
• підвищити показники ефективності бізнесу;
• оптимізувати витрати компанії.

Системи управління бізнесом належать до комплексного ПЗ. Продукт складається з різних модулів, кожен з яких виконує конкретну задачу. Більшість топових систем мають функції глибокої аналітики, які потрібні великому бізнесу. 

Існує досить велика кількість програмного забезпечення, яке використовується в бізнесі. Призначення їх варіативне – від простого персоналу до керівництва великих компаній. Усі види ПЗ можна розділити на наступні групи.

CRM комплекси

ПЗ необхідне для управління бізнесом: для керування процесами між компанією та клієнтом. В умовах, коли база споживачів вийшла за рамки тисячі, такі системи цілком аргументовані.

Можливості CRM:

• зберігання та структуризація даних про клієнтів;
• історія активності покупців від першого моменту їх контакту з пропозицією;
• автоматизація процесів контакту, масові розсилки;
• аналіз уподобань аудиторії на основі їх активності;
• інформування персоналу про заплановані задачі.

CRM системи необхідні як відділу збуту, так і маркетинговим спеціалістам. Це потужний інструмент для глибокого аналізу клієнтської аудиторії.

ERP комплекси

Потужні системи управління бізнесом. Призначені для середніх та великих компаній з розгалуженими бізнес-процесами.

ERP дозволяють:

• автоматизувати конкретні процеси;
• слідкувати за ресурсами компанії та грамотно їх використовувати;
• підвищити ефективність роботи;
• оптимізувати витрати;
• аналізувати дані діяльності фірми.

ERP системи об'єднують всі структурні підрозділи бізнесу в єдину систему. Таким чином керівництво отримує інструмент контролю усіх ланок компанії.

WMS системи

Програмні комплекси для логістичного напрямку. Основні функції управління бізнесом включають:

• управління та автоматизація основних процесів складу;
• планування роботи;
• контроль обігу товарів;
• інвентаризація та супутні операції;
• документообіг.

Функціональність сучасної WMS системи досить різноманітна. ПЗ орієнтовано під різні галузі і може входити в склад більш масштабних комплексі, наприклад ERP.

Управління малим та середнім бізнесом побудоване на кількох принципах:

• оптимізація робочого процесу;
• контроль витрат;
• автоматизація рутинних завдань.

Простіше використовувати одне ПЗ, чим встановлювати та налаштовувати десятки різних програм. Тому останнім часом популярності набирають багатофункціональні комплекси.

Базові вимоги до систем управління:

• зрозумілий інтерфейс;
• наявність тих інструментів, які потрібні конкретному бізнесу;
• адаптація до українського законодавства (особливо бухгалтерське ПЗ).

Важливим критерієм є пряма технічна підтримка софту. На початкових етапах інтеграції важливо оперативно вирішувати складнощі в користування ПЗ.

Малий бізнес може обійтись і простими інструментами управління. Однак власнику потрібно думати наперед: з розвитком фірми цілком ймовірний перехід на серйозніші комплекси. Для цього потрібно підготуватись.