CRM для навчальних закладів

Освіта – це ще один приклад діяльності, де автоматизація процесів приносить відчутний результат. Приватні школи, навчальні центри або курси часто стикаються з проблемами, яких би можна було уникнути, маючи в арсеналі робочих процесів універсального помічника. CRM – саме такий інструмент.

Існує досить типовий стереотип, що подібні програмні комплекси виправдані лише у сфері торгівлі та e-commerce. Однак CRM для школи нічим не відрізняється по своїм функціональним можливостям від тих, які використовуються в бізнесі.

Customer Relationship Management – це система управління взаєминами з клієнтами. І якщо розглянути відносини учнів і школи, як типову клієнтську комунікацію з бізнесом, все відразу стає на свої місця.

Можливості, які відкриває CRM для школи:

1. Ефективне управління взаєминами з учнями та батьками. Завдяки CRM навчальний заклад підтримуватиме тісніший контакт з учнями та їх батьками. Інформація про історію навчання, успіхи, звернення, скарги зберігається в єдиній базі даних. Це робить комунікацію з учнями та їх родинами більш персоналізованою. З CRM простіше розповідати аудиторії про важливі події, зміни в розкладі, заплановані заходи чи канікули. А можливість інтеграції з існуючими каналами зв'язку (наприклад, інформаційний сайт школи) спрощує оповіщення.
2. Оптимізація процесу набору в класи. CRM для навчального закладу допомагає організувати процес прийому нових учнів, зберігати інформацію про абітурієнтів та потенційних студентів. Адміністрація може відстежувати заявки, в єдиній базі зберігається загальна статистика та результативність вступної кампанії.
3. Моніторинг успішності. Завдяки CRM вся інформація про результати учнів (студентів) доступна в один клік. Це допомагає вчасно виявляти проблеми і слабкі місця у навчанні. Система дозволяє просто формувати звітність для батьків або самого навчального закладу. Завдяки розгорнутій аналітиці адміністрація може розробляти більш індивідуальні плани для учнів зі слабшими результатами.
4. Зручний контроль персоналу. Вчителі та викладачі отримують потужного помічника, який допоможе спланувати ефективний робочий графік та, наприклад, нагадає про наступне заняття. Спрощується процес планування навчального навантаження, відпусток. Адміністрація завжди буде знати відгуки про роботу персоналу – CRM здатна фіксувати будь-яке звернення та збереже його в базі навчального закладу.
5. Планування заходів. Екскурсії, концерти, виставки, публічні комунікації – всі ці події раніше потребували часу для підготовки. З CRM ручна, рутинна робота відходить в минуле, адже система автоматично опрацює всі дані. З її допомогою адміністрація зможе зручно сповіщати учасників, реєструвати відвідувачів та контролювати організацію заходів.

Основна перевага CRM в системі освіти полягає в звітності. В базі можна зберігати всі шаблони документів, які потрібні в робочих процесах. Більше того, система здатна автоматично створювати звіти в один клік.

CRM для садочку, школи або університету – це більше, ніж цифровий помічник. Дана система ідеальна тим, що спеціально розроблена для автоматизації завдань, на які персонал раніше витрачав чимало робочого часу. CRM об'єднує всі ланки навчального комплексу в єдиний цифровий простір.

Приклади готових програмних рішень для шкіл, університетів та інших навчальних закладів:

• Salesforce Education Cloud: потужна система, що дозволяє відстежувати взаємодію з учнями протягом усього їхнього навчального шляху, надаючи глибокий аналіз даних та можливість інтеграції з різними освітніми платформами;
• Zoho CRM: функціональна CRM для школи, яка дозволяє ефективно вести базу даних учнів, автоматизувати маркетингові кампанії для залучення нових кандидатів і надає широкі можливості аналізу успішності;
• HubSpot: відома CRM, яка користується попитом завдяки своїй простоті, наявності безкоштовної версії та хорошим функціональним можливостям для організації цифрового середовища в навчальному закладі;
• Microsoft Dynamics 365 for Education: потужний комплекс для закладів освіти будь-якого масштабу – від дитсадків до великих університетів;
• Schoology: рішення для установ, які спеціалізуються на створенні тематичних курсів (включно з онлайн навчанням), дозволяє зберігати навчальні матеріали, організовувати комунікацію між студентами та викладачами, а також проводити онлайн-курси, тестування та оцінювання.

Вибір CRM для навчального центру залежить від розміру закладу, специфіки його діяльності, а також від потреб в інтеграції з іншими платформами та інструментами.

Розробка персональної системи для навчального закладу має ряд суттєвих переваг перед звичайними коробковими версіями. Такий підхід дозволяє врахувати специфічні потреби, що може значно покращити роботу адміністрації, викладачів і учнів.

Що дає власна CRM для навчального закладу– головні особливості.

Власна CRM може бути інтегрована з іншими внутрішніми системами закладу:

• платформи для онлайн-навчання;
• фінансові та бухгалтерські програми;
• системи управління курсами або бібліотеками;
• батьківські чати в месенджерах та інші.

Це дозволяє автоматизувати обмін даними між різними відділами та забезпечує зручний доступ до всієї необхідної інформації з одного місця.

Завдяки персоналізованій CRM можна встановити унікальний рівень безпеки, який буде доступний тільки власникам конкретного ПЗ. Наприклад, студенти можуть мати доступ лише до власних оцінок та матеріалів курсів, а викладачі – до результативності своїх студентів, історії відвідувань занять.

Персональна CRM дозволяє створювати кастомізовані звіти та аналітичні форми, які відображають цінну інформацію для прийняття управлінських рішень. При цьому, вигляд та тип подачі інформації вибирається з урахуванням потреб замовника. Навчальний заклад не прив'язаний до уніфікованих рішень розробника ПЗ, а сам вибирає необхідний функціонал для аналітики у своєму закладі.

Персональне ПЗ повністю налаштоване під потреби конкретного навчального закладу. Простий приклад – CRM для садочку не потребує спеціального функціонала, як у випадку з університетом. Замість того, аби сплачувати вартість повної версії коробкового ПЗ та використовувати тільки 10-15% можливостей, замовник узгоджує з розробником що йому потрібно для досягнення конкретних цілей. Економія та ефективність роботи CRM при такому підході в рази більша.

Власні CRM розробляють з урахуванням можливості масштабування – зростання кількості учнів в школі, штату викладачів або розширення можливостей навчального процесу. Наприклад, заклад освіти додає в графік дистанційне (онлайн) навчання. Кастомна CRM простіше підлаштовується під подібні зміни, адже в її ядрі вже закладена можливість масштабування робочих процесів.

Персональна CRM вільна від нав’язаних умов розробника або постачальника ПЗ. Власник платить один раз за проєктування програмного комплексу, далі - це повністю його інтелектуальна власність. Ніяких ліцензій, хмарних абонементів та регулярних платежів.

Навчальний заклад (школа, університет, садок) отримує повну підтримку програмного забезпечення безпосередньо від розробника. Провайдер виконує інтеграцію ПЗ в процеси закладу та проводить первинне навчання персоналу роботі з комплексом. 

Крім цього, персональна підтримка CRM системи в освіті дає можливість швидко усунути технічні неполадки та забезпечує гнучкість у налаштуванні функціоналу під специфічні вимоги користувача.